ALGEMENE REISVOORWAARDEN STICHTING BEACH MISSION
Datum: 15 November 2019
Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam

1. Identiteit

Naam:	Stichting Beach Mission (in het vervolg Beach Mission) – ook opererend onder de namen Beach Mission Foundation, Fundación Beach Mission, Stiftung Beach Mission, Beach Mission Fondation, Fundação Beach Mission, Fondazione Beach Mission, Фондация Beach Mission, Ίδρυμα Beach Mission, Zaklade Beach Mission en Beach Mission Vakfi.
Vestigingsadres:	Begoniaveld 18, 2914 PB Nieuwerkerk aan den IJssel, Nederland.
Telefoonnummer:	+31623454786
E-mail:	info@beachmission.org
KvK-nummer:	63355078

2. Reservering, kennismakingsgesprek en betaling voor particuliere deelnemers

Beach Mission hanteert voor particuliere deelnemers een deelnameprocedure die bij de eerste deelname bestaat uit: 1) intake en 2) boeken. Bij herhaalde deelname bestaat de procedure alleen uit het boeken. De intake bestaat uit: a) het invullen van het aanmeldingsformulier, b) het intakegesprek en c) de terugkoppeling op het gesprek. Het boeken bestaat uit: A) het doen van de aanbetaling, B) het invullen van het boekingsformulier, C) gesprek met de reisleider en D) het doen van de eindbetaling. Het gesprek met de reisleider (C) vind alleen plaats indien Beach Mission hiervoor een noodzaak ziet.

Betalingen, termijnen en bevestigingen tijdens de deelnameprocedure:

a. Bij ontvangst van het aanmeldingsformulier, ontvangt de deelnemer een afspraakbevestiging voor het intakegesprek.
b. Na de telefonische terugkoppeling op het intakegesprek volgt de aanbetalingsfactuur (met hierop 50% van de reissom inclusief eventuele kortingen) en de eindfactuur (met hierop het resterende bedrag inclusief eventuele kortingen). De betalingstermijn van de aanbetalingsfactuur is 8 dagen tenzij anders tussen de directie / raad van bestuur van Beach Mission en de deelnemer is overeengekomen. De betalingstermijn van de eindfactuur is 8 weken voor vertrek of als deze termijn verstreken is, binnen 8 dagen. Beach Mission behoudt zich het recht voor bij niet tijdige betaling aanmaningskosten á € 50 in rekening te brengen.
c. De reservering is definitief nadat Beach Mission de ontvangst van de aanbetaling van 50% van de reissom inclusief eventuele kortingen heeft bevestigd.
d. Binnen 8 dagen nadat de bevestiging is verzonden dient de deelnemer het boekingsformulier in te vullen.
e. Indien de restbetaling en/of het boekingsformulier een week voor vertrek nog niet is ontvangen, is Beach Mission gerechtigd de boeking te annuleren en de annuleringsbepalingen te hanteren conform artikel 8.

3. Reservering, kennismakingsgesprek en betaling voor organisaties als klant

Beach Mission kan ook voor een kerk of organisatie (de ‘klant’) een evangelisatiereis organiseren. Voor deze organisaties geldt een deelnameprocedure die bij de eerste samenwerking bestaat uit de stappen: 1) oriëntatie en 2) boeken. Bij herhaalde samenwerking bestaat de procedure alleen uit de stap boeken. De oriëntatie bestaat uit de onderdelen: A) oriëntatiegesprek en B) vastleggen hoe de samenwerking gaat plaatsvinden. De boeking bestaat uit: A) het doen van de aanbetaling en B) het doen van de eindbetaling.

a. De klant draagt de verantwoordelijkheid voor de intake van haar deelnemers.
b. Bij ontvangst van de aanbetaling ontvangt de klant de bevestiging dat we de accommodatie gaan huren.
c. Twaalf weken voor vertrek ontvangt de klant de factuur met de restbetaling. De betalingstermijn is 8 weken voor vertrek of als deze termijn verstreken is, binnen 8 dagen.
d. Eventuele meerkosten worden in de eindfactuur verrekend.
e. Indien de betaling een week uur voor vertrek nog niet ontvangen is, dan is Beach Mission gerechtigd de boeking te annuleren en de annuleringsbepalingen te hanteren conform artikel 8.

4. Kortingen

Voor deelnemers met een beperkt budget heeft Beach Mission een regeling opgesteld om met korting deel te kunnen nemen aan een reis.

a. Om in aanmerking te komen voor een korting moet de deelnemer dit zelf bij de directie / raad van bestuur aangeven.
b. Er worden alleen kortingen gegeven wanneer de deelnemer gebruik maakt van de voordeligste manier van reizen. Om medische redenen kan hiervan in overleg met de directie / raad van bestuur afgeweken worden.
c. Er wordt geen winst gemaakt op de reizen. Er kunnen daarom alleen kortingen toegekend worden als er donaties zijn binnengekomen om de kosten van de toegekende korting op te vangen.
d. Een korting wordt alleen toegekend over de helft van het deel dat de deelnemer zelf niet kan opbrengen. Voor de andere helft van het deel dat de deelnemer niet zelf kan opbrengen moet de deelnemer donateurs werven uit zijn/haar persoonlijke achterban.
e. De reservering is pas definitief nadat de aanbetaling van 50% van de reissom inclusief kortingen is gedaan. Dit betekent dat wanneer een deelnemer nog donateurs werft om deze aanbetaling te kunnen doen, het mogelijk is dat een andere deelnemer voorrang krijgt wanneer hij/zij de aanbetaling eerder doet.
f. Bij beperkte beschikbaarheid van te verdelen kortingen kan de directie / raad van bestuur prioriteit geven aan deelnemers die een bepaalde taak of verantwoording op zich hebben genomen in de voorbereiding, tijdens of na afloop van de reis.
g. Er vindt geen correspondentie plaats over de toekenning van korting in individuele gevallen. De directie / raad van bestuur verantwoordt zich over de toekenning van kortingen naar de raad van toezicht.

5. Reisduur

De reisduur is vermeld in hele dagen, waarbij ook de aankomst- en vertrekdagen worden meegeteld als reisdagen.

6. Reisdocumenten

Iedere boeker/deelnemer dient in het bezit te zijn van een geldig reisdocument, hetzij een ID-kaart of paspoort. Alle kosten die voortvloeien uit het niet hebben van een geldig reisdocument komen voor kosten van de deelnemer.

7. Reisbescheiden

Uiterlijk 7 dagen voor vertrek ontvangt de deelnemer van Beach Mission de reisbescheiden, welke bestaan uit reisinformatie en evt. vouchers voor busvervoer. De reisinformatie bestaat uit o.a. een deelnemerslijst, een dagplanning, een taak- en teamverdeling.

8. Annulering en omboeking door particuliere deelnemer en zakelijke klanten

Het annuleren van een overeenkomst kan uitsluitend schriftelijk (per post of per e-mail). De datum van de poststempel of de verzenddatum van de e-mail geldt als annuleringsdatum. Bij het annuleren van de overeenkomst wordt door Beach Mission de onderstaande annuleringskosten in rekening gebracht:

a. Bij annulering tot 42 dagen voor de dag van vertrek: 25% van de reissom exclusief eventuele kortingen;
b. Bij annulering vanaf de 42e dag (inclusief) tot de 28e dag voor de dag van het vertrek: 35% van de reissom exclusief eventuele kortingen;
c. Bij annulering vanaf de 28e dag (inclusief) tot de 21e dag voor de dag van vertrek: 40% van de reissom exclusief eventuele kortingen;
d. Bij annulering vanaf de 21e dag (inclusief) tot de 14e dag voor de dag van vertrek: 50% van de reissom exclusief eventuele kortingen;
e. Bij annulering vanaf de 14e dag (inclusief) tot de dag voor vertrek: 90% van de reissom exclusief eventuele kortingen;
f. Bij annulering op de dag van vertrek of later: de volledige reissom exclusief eventuele kortingen.
g. De betalingstermijn van annuleringskosten bedraagt 28 dagen.

9. Doorgaan van een reis bij opgave als particuliere deelnemer

Beach Mission hanteert een minimum van 6 deelnemers per reis. Beach Mission behoudt zich het recht voor om bij onvoldoende deelname de reis te annuleren en zal dit uiterlijk 14 dagen voor aanvang van de reis meedelen. De reeds betaalde gelden worden volledig door Beach Mission terug betaald. Beach Mission is niet aansprakelijk voor kosten die door deelnemers gemaakt worden buiten Beach Mission om, zoals voor vliegtickets of ander vervoer.

10. Reisgarantie

Deelnemers die (deels) hun eigen vervoer regelen wordt geadviseerd hun vlucht of ander vervoer pas te boeken nadat een reis gemarkeerd is als een “gegarandeerde reis”.
Deze garantie wordt afgegeven zodra een reis het minimum aantal deelnemers bereikt. Op dat moment boekt Beach Mission ook de accommodatie voor het verblijf tijdens de reis.
Tenzij er hierna weer zoveel afmeldingen komen dat de reis onder het minimum aantal deelnemers komt, is de doorgang van de reis zeker. Desondanks blijft Beach Mission niet aansprakelijk voor kosten die door deelnemers gemaakt worden buiten Beach Mission om, zoals voor vliegtickets of ander vervoer.

11. In de plaatsstelling

Indien een deelnemer is verhinderd aan een reis deel te nemen kan hij/zij zelf een ander persoon aanmelden die in zijn/haar plaats wil gaan. Dit kan echter nadrukkelijk alleen onder de volgende voorwaarden:

a. de plaatsvervanger voldoet aan alle aan de reisovereenkomst verbonden voorwaarden.
b. het verzoek wordt uiterlijk 8 weken van te voren ingediend, dan wel zo tijdig dat de benodigde handelingen zoals kennismakingsgesprek en formaliteiten kunnen worden verricht.
c. de bij de reisuitvoering betrokken dienstverleners verzetten zich niet tegen deze in de plaatsstelling. De aanmelder, de reiziger en degene die hem vervangt, zijn hoofdelijk aansprakelijk tegenover de reisorganisator voor de betaling van het nog verschuldigde gedeelte van de reissom en eventuele extra kosten veroorzaakt door de vervanging.

12. Wijziging door Beach Mission

Beach Mission behoudt zich het recht voor op elk wezenlijk punt de overeenkomst te wijzigen als daartoe gewichtige omstandigheden bestaan. Bij wijziging van een of meer wezenlijke onderdelen (zoals prijs, accommodatie, bestemming, reisduur), heeft de deelnemer het recht om de reis te annuleren. Bij een of meer niet wezenlijke onderdelen (zoals week- of dagindeling tijdens de reis, vervoer, teamdag) is dit niet toegestaan indien het niet ten nadele van de deelnemer is. De gepubliceerde reissom is gebaseerd op prijzen en belastingen die bekend waren ten tijde van publicatie van de reis. Uitsluitend in geval van verhoging van de brandstofkosten van bijvoorbeeld bussen en vliegmaatschappijen, behoudt Beach Mission zich het recht voor deze door te rekenen aan de deelnemer.

13. Wijziging door deelnemer

Het wijzigen van de boeking kan telefonisch op +31623454786 of per e-mail op info@beachmission.org. Aan het wijzigen van de boeking zijn meestal kosten verbonden. Het standaard bedrag voor een kleine wijziging is € 25,- per keer plus de meerkosten indien van toepassing. Voor het bijboeken van een reis rekent Beach Mission geen wijzigingskosten. Voor het annuleren van een deel van de boeking gelden de annuleringsvoorwaarden. Kosten van een deelannulering kan de deelnemer zelf verhalen op de door haar afgesloten annuleringsverzekering.

14. Aansprakelijkheid van Beach Mission

Beach Mission is tegenover de deelnemer aansprakelijk voor de verwachtingen die de reis schept en de goede uitvoering hiervan, ongeacht of deze verplichtingen door Beach Mission zelf of door ingeschakelde dienstverleners worden uitgevoerd. Een en ander echter wel met inachtneming van wat in de artikelen 9, 10, 11, 12, 14 en 15 is vermeld.

15. Uitsluiting aansprakelijkheid van Beach Mission

a. Beach Mission is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het niet goed uitvoeren van de reisovereenkomst indien en voor zover de tekortkomingen zijn toe te schrijven aan de deelnemer.

b. Beach Mission aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade waarvoor aanspraak op vergoeding bestaat vanuit een reis- en/of annuleringsverzekering. Deze schade moet bij de verzekeringsmaatschappij worden geclaimd.

16.Verplichtingen van de deelnemer

a. De deelnemer gaat vooraf na of zijn/haar en onze visie op evangelisatie en omgang met elkaar overeen komen en:
– Onderschrijft de geloofsbelijdenis van Beach Mission.
– Kan zich identificeren met de waarden van Beach Mission
– is tijdens de evangelisatieacties tijdens de reis herkenbaar door de Beach Mission kleding die hij/zij draagt.

b. De deelnemer is verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van Beach Mission ter bevordering van een goede uitvoering van de reis. Hij/zij is aansprakelijk voor schade die wordt veroorzaakt door ongeoorloofd gedrag.

Onder ongeoorloofd gedrag kan onder ander worden verstaan (niet limitatief):
1. Disrespect naar en gezagsondermijning van reisleider
2. Niet nakomen van aanwijzingen en gemaakte afspraken
3. Bemoeien met taken/verantwoordelijkheden van andere deelnemers
4. Niet constructief gedrag en houding
5. Passeren van groeps- of reisleider
6. Grensoverschrijdend gedrag naar reisleider of andere deelnemers
De reisleider beoordeelt of er sprake is geweest van ongeoorloofd gedrag.

17. Bijzonderheden en uitsluiting

b. Voor aanmelding van de reis, is het noodzakelijk dat Beach Mission door de deelnemer op de hoogte wordt gebracht van gegevens die voor Beach Mission van belang zijn/kunnen zijn voor de uitvoering van de reis. Bij aanmelding dienen eventuele ziektes, handicaps of gebruik van medicijnen gemeld te worden. Vanzelfsprekend gaan wij vertrouwelijk om met deze informatie. Het niet, onvolledig of onjuist verstrekken van deze gegevens kan uitsluiting van (verdere) deelname aan de reis tot gevolg hebben.
Beach Mission behoudt zich het recht voor om bij een psychische en/of lichamelijke handicap van een deelnemer, de deelnemer uit te sluiten van de (verdere) reis. Gehele of gedeeltelijke restitutie zal niet worden voldaan en alle eventuele kosten hier uit vloeiend zijn voor kosten voor de deelnemer.
c. Een deelnemer die zodanig hinder of last oplevert of kan opleveren, dat een goede uitvoering van een reis daardoor in sterke mate moeilijk wordt, kan door Beach Mission van (verdere voortgang van) de reis worden uitgesloten. Alle eventuele daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer, indien en voor zover de gevolgen van de hinder of last hem/ haar kunnen worden toegerekend.

Onder last en hinder kan onder ander worden verstaan (niet limitatief):
1. Disrespect naar en gezagsondermijning van reisleider
2. Niet nakomen van aanwijzingen en gemaakte afspraken
3. Bemoeien met taken/verantwoordelijkheden van andere deelnemers
4. Niet constructief gedrag en houding
5. Passeren van groeps- of reisleider
6. Grensoverschrijdend gedrag naar reisleider of andere deelnemers

18. Klachten

Bij ontevredenheid over de accommodatie, tent, camping of vervoer kan dit mondeling aangegeven worden bij de reisleider. Wordt de klacht (door hem/haar) niet naar behoren opgelost, dan dient er per email een klacht gestuurd te worden naar de reisleider met een cc naar info@beachmission.org. Op het moment zelf kan er vaak wat aan de opmerkingen/klachten worden gedaan.

Klachten die op de bestemming niet zijn gemeld bij de reisleider (en op het kantoor) worden na afloop van de reis niet in behandeling genomen.

19. Gevonden- en verloren voorwerpen

Gevonden voorwerpen worden na afloop van de reis nog twee maanden op het kantoor bewaard. In deze periode kunnen deelnemers langs komen om deze op te halen. Bij eventuele verzending worden verzendkosten in rekening gebracht. Na twee maanden worden de voorwerpen die niet opgehaald worden weggegooid, weggegeven of voor algemene doeleinden binnen Beach Mission gebruikt.

Algemene Reisvoorwaarden
november 2019